Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.
Om jobbet
Sida söker en dokumentcontroller med placering i Visby. I rollen som dokumentcontroller bidrar du till att Sidas diarieföring och dokumentkontroll utförs på ett enhetligt och effektivt sätt. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm och Visby samt till anställda verksamma på utlandsmyndigheter inom det internationella utvecklingssamarbetet.
I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail, dvs. att kvalitetssäkra och registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Public 360.
Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.
Du kommer att tillhöra avdelningen för Administration (ADMIN). Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, redovisning, finansiell styrning, personalfrågor, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation, lönehantering och arkiv. Du arbetar på vårt kontor i Visby där arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap.
Arbetsuppgifter
- Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360
- Kvalitetssäkra registreringar i Public 360 avseende grunduppgifter/metadata
- Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
- Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
- Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
- Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
- Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten
- Vara behjälplig vid utlämnande av allmän handling
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Som person har du god samarbetsförmåga då du i rollen som dokumentcontroller har breda kontaktytor inom Sida. Du är pedagogisk och kan på ett tydligt och trevlig sätt förklara vad som ska göras och hur. Du är trygg i dig själv. Vidare så är du noggrann och trivs med att ha ordning och reda
Utbildning
- Har minst godkänd gymnasieutbildning
Språk
- Har mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
- Har goda kunskaper i engelska i tal och skrift
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
- Har erfarenhet av arbete med diarieföring och/eller dokumentkontroll
- Har erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
- Har god förmåga att ta till dig regler och processer inom dokumenthantering
- Har god förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
- Har erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument
Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
- Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
- Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
- Vara flexibel och lösningsfokuserad
- Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
- Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
För denna roll är det meriterande om du
- Registratorutbildning/dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
- Kunskaper i språk som t.ex. franska och/eller spanska
- Erfarenhet av ärendehanteringssystem (Public 360)
Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll om du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 20/26.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av enhetschef, Sofia Rudolph, 08-698 50 86
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco : saco-sida-styrelsen@sida.se och ST: st@sida.se
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.
Om Sida
Sida – Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete - är en förvaltningsmyndighet som arbetar på regeringens och riksdagens uppdrag för att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Vårt arbete ska bidra till att nå riksdagens mål och regeringens inriktning för svenskt bistånd.
Vi har över 800 anställda fördelade mellan två kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald och dess positiva inverkan på vår verksamhet och välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter.