Vi söker dig som gillar att arbeta strukturerat med planering, samordning och uppföljning samt har en vilja och förmåga att hjälpa andra. Vill du arbeta på en statlig myndighet med uppdraget att hjälpa till med att minska fattigdom och förtryck i världen och tillsammans med andra bidra till att genomföra vårt uppdrag? Då kan det här vara tjänsten för dig!
Om jobbet
Till vårt kontor i Rissne söker vi en programadministratör till CSO-enheten Maxfem. Enheten ansvarar för stöd till svenska organisationer som genomför projekt för att stärka civila samhället i utvecklingsländer. Rollen innebär kvalificerat administrativt arbete med fokus på att stödja enhetens handläggare med kvalitetssäkring, intern styrning och kontroll, samt ekonomiadministration kopplat till biståndsinsatserna. Du jobbar även med att följa upp enhetens löpande kostnader samt bistår med viss övrig administration kopplat till enhetens interna arbete. Rollen innebär ett tätt samarbete inom den egna enheten. Du samarbetar också med kollegor på andra enheter och avdelningar och på Sida i stort. Du kommer att delta i Sidas globala nätverk för administratörer för gemensamt lärande och utbyten med andra administratörer som arbetar i samma funktion världen över.
Arbetsuppgifter
- Löpande ekonomiadministration såsom att granska utbetalningar till samarbetspartners och att hantera fakturor.
- Bistå enhetschefen med finansiell uppföljning av budget för interna kostnader.
- Stöd till handläggare i hantering och kvalitetssäkring av biståndsinsatser i Sidas olika IT-system (t.ex. insatshanteringssystem och dokument, ekonomi- och faktureringssystem). Stöd till handläggare i samband med upphandlingar och avrop från ramavtal.
- Tillsammans med controller kvalitetssäkra beslut om stöd till samarbetspartners.
- Delta i avdelningsövergripande arbete kring intern styrning och kontroll
- Stöd vid intern och extern kommunikation, inklusive att hantera inkomna mail från allmänheten samt administrera enhetens samarbetsyta på Sidas intranät.
- Stöd vid introduktion av nya medarbetare på enheten/avdelningen t.ex. hantera IT-ärenden, samt allmänna administrativa och koordinerande uppgifter.
- Stöd vid planering och anordnande av planeringsdagar, seminarier och större möten.
- Skriva protokoll på möten, utföra arkivering.
- Bistå enhetschefen med arbetsuppgifter kopplat till personaladministration och bidra till övriga administrativa och koordinerande uppgifter som kan förekomma på enheten/avdelningen.
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
- Gymnasieexamen, gärna inom relevant område, t ex administration och/eller ekonomi eller motsvarande
Språk
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
- God dokumenterad erfarenhet av självständigt administrativt arbete
- God dokumenterad praktisk erfarenhet av redovisning och/eller ekonomisk uppföljning
- God dokumenterad praktisk erfarenhet av ekonomi-, redovisnings-, elektronisk fakturahanterings- samt dokument- och ärendehanteringssystem
- God erfarenhet av digitala arbetsverktyg och system så som outlook och officepaketet (inklusive excel). Gärna erfarenhet av Sharepoint.
Funktionella kompetenser/förmågor:
Vi söker dig som har ett genuint intresse av att långsiktigt arbeta i en administrativ roll på Sida.
För rollen är det viktigt med en mycket god förmåga att organisera, dokumentera och följa upp det egna arbetet. Att kunna arbeta noggrant och strukturerat mot uppsatta mål och givna tidsramar är avgörande för att lyckas i rollen. Vidare är du serviceminded och tycker om att ge stöd till andra. Att ha en god kommunikativ och pedagogisk förmåga är också viktigt i rollen som innebär mycket kontakter och samarbeten inom och utanför enheten.
För den här rollen behöver du:
- Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
- Ha förmåga att hantera stress, osäkerhet och risker
- Kunna samarbeta i en interkulturell kontext och i olika konstellationer
- Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
- Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
- Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
För denna roll är det meriterande om du
- Erfarenhet av att ha arbetat i en administrativ roll på svensk myndighet eller inom internationellt utvecklingssamarbete
Bra att veta
Befattningen avser tillvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 16/26.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Ulrika Lång, 073 041 9111
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco : saco-sida-styrelsen@sida.se och ST: st@sida.se
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.
Om Sida
Sida – Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete - är en förvaltningsmyndighet som arbetar på regeringens och riksdagens uppdrag för att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Vårt arbete ska bidra till att nå riksdagens mål och regeringens inriktning för svenskt bistånd.
Vi har över 800 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald och dess positiva inverkan på vår verksamhet och välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter.