Mottagningsdesk vid  Lantmäterimyndigheten i en stad i Georgien. Sverige stödjer ett twinningprojekt där svenaska myndigheter överför sin kunskap till georgiska motsvarigheter.

Mottagningsdesk vid lantmäterimyndigheten i en stad i Georgien.

Foto: Eka Metskhidze

Offentlig sektor

Riktlinjer för myndighetssamarbete

Uppdaterad: 30 mars 2017

Alla myndighetssamarbeten måste vara relevanta i förhållande till svenska resultatstrategier. Sida bedömer också faktorer som kapacitet, tillgängliga medel, resultat och hållbarhet.

Strategier sätter ramarna

Den viktigaste förutsättningen för ett myndighetssamarbete är att det potentiella samarbetslandet efterfrågar och behöver det tänkta samarbetet. Ett samarbetsförslag måste dessutom ligga inom ramen för en av de strategier som styr svenskt utvecklingssamarbete och som regeringen beslutar om.

Utöver strategierna tar Sida bland annat också ställning till relevans i förhållande till andra insatser, kapacitet hos både den svenska myndigheten och dess samarbetspartners och om det finns tillgängliga medel. Sida kan också bidra med förslag på andra kontakter.

Om din myndighet har ett projektförslag som ligger i linje med en gällande strategi är ett lämpligt första steg att ta kontakt med Sida eller en ambassad.

Samarbete mellan flera olika myndigheter

Sida ser positivt på att flera aktörer samarbetar i ett projekt, och det behöver inte bara vara myndigheter. En partner är huvudansvarig och sluter överenskommelse med Sida. De deltagande samarbetspartnerna gör sedan en överenskommelse sinsemellan om hur samarbetet ska gå till.

Att ta fram en projektansökan

Sida har ett stöddokument med kortfattad information om hur ett projekt byggs upp, vad en projektansökan bör innehålla och hur ett projektförslag bedöms.

Om en inkommen ansökan bedöms som relevant men inkomplett kan en handläggare vid Sida ge råd om hur den kan kompletteras. Sida har även olika typer av metodmaterial som samarbetspartners kan ha användning av.

Olika typer av överenskommelser

En ramöverenskommelse kan tecknas när en myndighet bedöms ha ett mer omfattande samarbete med Sida. Ramöverenskommelsen reglerar till exempel arvodesnivåer, rapportering, och årliga överläggningar. Det innebär inte att Sida förbinder sig att starta projekt med myndigheten, men underlättar administrationen när projekt ska startas.

En tjänsteköpsöverenskommelse kan tecknas när Sida vill ge en myndighet i uppdrag att utföra en insats inom ramen för utvecklingssamarbetet. En tjänsteköpsöverenskommelse förutsätter att den insats som myndigheten ska utföra ligger inom ramen för myndighetens unika kompetens och funktion. I allmänhet fakturerar myndigheten Sida löpande, enligt överenskomna tidsintervaller.

Ett bidrag är särskilt lämpligt när initiativet till insatsen kommer från myndigheten, Sida bedömer att det är relevant och det anses kunna ge bra resultat. Bidrag betalas i allmänhet ut i förskott.

Bedömning av projektförslag

Det finns inga mallar för hur en ansökan ska utformas, däremot fokusområden som bör finnas med i ansökan.

Projektets relevans. Undersöks i förhållande till den aktuella strategin som regeringen beslutat om samt Sidas övergripande prioriteringar för det aktuella landet/området. Projektet ska vara anpassat till lokala förhållanden och säkerställa lokalt ägarskap. Sida bedömer om projektet ligger i linje med samarbetslandets egna prioriteringar och strategier, och om det har samordnats med befintliga insatser.

Mätbara och tydligt formulerade målsättningar. Sida bedömer om uppsatta mål kan nås genom projektets utformning. Tydliggör hur mätning och datainsamling ska ske, så att projektets resultat kan mätas och utvärderas.

Kapacitetsbedömning. I denna undersöks samarbetsparternas kapacitet att implementera, följa upp och slutföra projektet.

Riskbedömning. Samarbetspartnern lägger grunden för riskbedömningen, som ska ta hänsyn till både projektinterna och externa risker.

Budgetförslag. Visar hur medlen kommer att användas, och vad Sida förväntas finansiera. Sida bedömer om kostnaderna är rimliga i förhållande till uppsatta mål och aktiviteter samt om projektet i sin helhet är kostnadseffektivt.

Projektens resultat. Måste vara långsiktiga och kunna kvarstå efter att projektet avslutats. I projektansökan bör finnas ett resonemang kring hur projektet ska förankras och leva vidare efter att det avslutats.

Slutgiltigt beslut. Fattas i regel på chefsnivå, beroende på projektets storlek. Sida strävar efter att handläggningen ska vara så effektiv som möjligt, men eftersom det är många faktorer som ligger till grund för bedömningen av projektet kan det ibland ta ganska lång tid att bereda en projektansökan.

Rapportering under projektets gång

När ett samarbete inleds skrivs en överenskommelse mellan Sida och myndigheten där det framgår hur rapporteringen ska se ut och när rapporterna ska lämnas till Sida. Syftet med rapporteringen är att upprätthålla dialog kring projektet för att säkerställa att projektets mål uppnås.

Rapporteringen består av en verksamhetsberättelse, en finansiell rapport samt en budgetredovisning. Samtliga rapporter ska godkännas av Sida.

Om förutsättningarna för ett projekt förändras bör samarbetsparten inleda en dialog med Sida, för att diskutera hur projektet påverkas och hur förändringen bör hanteras. När samarbetsparten märker att ett projekt behöver en betydande justering ska Sida informeras.

Revision av projektet

Alla projekt eller program som löper längre än 23 månader ska revideras årligen, oavsett vilken aktör som genomför insatsen. Revisionen görs inte av genomförande myndigheter utan av själva insatsen som i många fall omfattar flera partners.

Insatser med mindre finansiering eller kortare tidsperiod kan undantas från detta, efter godkännande från Sida. Om ett undantag görs används en annan form av kontroll av utbetalade medel.

Revisionen ska utföras av en extern, oberoende och kvalificerad revisor. Sida tillhandahåller en uppdragsbeskrivningsmall som ska tillämpas vid upphandlingen av revision. Kostnaden för revisionen ska ingå i den föreslagna budgeten. När revisionen är genomförd ska myndigheten skriva kommentarer på revisorns eventuella iakttagelser.


Sidansvarig: Enheten för kapacitetsutveckling

  • tip a friend
  • share
Tipsa en vän
" />