Sidas uppdrag sammanfattas av det mål som Sveriges riksdag har formulerat för utvecklingssamarbetet: att bidra till att skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor.
Chefen har en avgörande roll för hur väl Sida lyckas med att genomföra detta uppdrag.
Syftet med chefspolicyn är att:
- klargöra Sidas förväntningar och krav på chefer
- säkerställa ett gott chefs- och ledarskap på alla nivåer
Chefspolicyn är ett centralt styrinstrument inom myndigheten. Chefspolicyns kärna består av tre delar: chefsrollen, centrala utgångspunkter samt fem kompetensområden. Vidare beskrivs kortfattat hur utvärdering av chefs- och ledarskap genomförs samt sammanfattas huvudpunkterna i tillämpningen av tidsbegränsade chefsförordnanden som nu gäller på Sida.
En tydlig chefspolicy är en viktig komponent i det strategiska kompetensförsörjningsarbetet. Policyn ska bidra till att Sida upplevs som en attraktiv arbetsgivare, där medarbetare motiveras att växa in i rollen som chef och ledare, samt en arbetsplats där chefer är motiverade att vid behov förlänga eller söka nya chefsuppdrag.
Till stöd för detta arbete har Sida en definierad chefsförsörjningsprocess i syfte att säkerställa och upprätthålla en hög kvalitet i arbetet med chefsförsörjningen.
Chefsroll
Chef & Ledare
Chefer förväntas generellt agera som förebilder och kulturbärare och ta ett helhetsansvar för att leda genom att skapa förutsättningar för medarbetarna att uppnå mål och resultat. Chefer förväntas också genom sitt förhållningssätt, företräda och sprida organisationens värderingar i verksamhetens vardag.
I rollen ingår att skapa en effektiv och resultatorienterad organisation, att chefen ser helheten, driver Sidas vision, aktivt arbetar för att Sida har en tydlig roll i ”Team Sverige” och kommunicerar konkreta resultat både inom och utom organisationen.
Det betyder att göra tydliga prioriteringar för att få ett så effektivt resursutnyttjande som möjligt. Effektivisering är också att följa upp, utvärdera, lära och dirigera om resurser till innovativa satsningar.
Det innebär att chefen känner ansvar för det gemensamma uppdraget och resultatet, samtidigt som chefen visar lyhördhet och respekt för medarbetares olika perspektiv.
Statstjänsteman
Demokrati, rättsäkerhet och effektivitet är grundläggande värden för allt arbete inom statsförvaltningen. Som anställd på en statlig myndighet har chefen som värdebärare ett särskilt ansvar för sitt förhållningssätt i tjänsten.
Det är grundläggande att alltid agera på ett sådant sätt att statens intressen tillvaratas och att allmänhetens förtroende för Sida och dess verksamhet inte rubbas. Alla medarbetare ska följa de lagar och regler som gäller för verksamheten samt vara objektiva och uppmärksamma på situationer som kan innebära jäv och andra intressekonflikter.
Arbetsgivare
I sin roll som arbetsgivare är chefen medskapare till en attraktiv arbetsplats. Det är centralt för en arbetsgivare att hantera personalfrågor som t ex rekrytering, lönesättning, samverkan, arbetsmiljö- och hälsofrågor.
Som arbetsgivare ska chefen även säkerställa att myndighetens regler och beslut efterlevs. Chefen måste följa upp och föra samtal med sin personal i syfte att kvalitetssäkra processer och rutiner.
Verksamhetsledare
För att vara verksamhetsledare krävs kunskap om hur verksamheten styrs av yttre ramar och hur Sida styr sin egen verksamhet. Chefen behöver kunna tillämpa organisationens system, processer och rutiner för att säkerställa att styrning och ledning leder till önskade resultat i verksamheten, som går att återkoppla till team och medarbetare.
På Sida är kompetensutveckling och lärande på team- och individnivå en viktig chefsfråga. Chefens ansvar är att systematiskt ställa krav på, och skapa förutsättningar för, utveckling och lärande inom teamen. Teamens uppgift är att använda sina erfarenheter och sitt lärande till att förbättra verksamhetens resultat.
Centrala utgångspunkter
Följande utgångspunkter har identifierats som de mest väsentliga i utförandet av chefs- och ledarskapet på Sida.
Vision
Sidas vision underlättar det gemensamma arbetet och nytänkandet. Den gemensamma visionen är utgångspunkten för genomförandet av vårt uppdrag så att vi får större genomslag för de resultat vi vill åstadkomma. Samtidigt skapar det möjligheter till att vara innovativa och prova nya vägar. Idéer kan bedömas mot vision och konkreta mål.
Strategiska val
Sidas strategiska val styr våra prioriteringar och möjliggör ett ansvarsfullt och effektivt arbete. Varje avdelning och team bearbetar vad detta konkret innebär i verksamheten i genomförandet av resultat och aktiviteter.
Värderingar
Sidas värderingar ska genomsyra allt vårt agerande och våra förhållningssätt till såväl samarbetspartners som till kolleger och medarbetare. Värderingar är grunden för att vi på ett ansvarsfullt och effektivt sätt ska kunna genomföra vårt uppdrag. Chefer förväntas företräda värderingarna i sitt sätt att agera.
Sidas värderingar är:
- lyhördhet och respekt
- mod och engagemang
- nära och förtroendefulla relationer
Chefskompetenser
För att kunna leva upp till de krav och förväntningar som myndighetens uppdrag ställer på resultat, effektivitet, kvalitet och utveckling av verksamheten, krävs även att chefsrollen följs upp och utvecklas. För det ändamålet har Sida valt ut fem kompetensområden. Varje kompetensområde innehåller två eller tre specifika kompetenser.
Prestation: förmågan att planera och organisera arbetet och se till att resultat uppnås; att säkerställa kvalitet och nöjda partners. Kompetenser: Resultatorientering, Kalkylerat risktagande, Sakkompetens
Analys och tänkande: förmågan att samla in och analysera information med öppenhet för nya begrepp; att visa prov på sunt förnuft och ansvar.
Kompetenser: Strategiskt tänkande, Nytänkande och kreativitet, Omdöme och beslutsfattande
Leda sig själv: förmågan att hantera oväntade situationer, visa engagemang och uthållighet i en ständig strävan att utvecklas. Kompetenser: Självkännedom, Drivkraft och uthållighet
Leda andra: förmågan att delegera uppgifter, kunna inspirera andra att sträva efter organisationens vision och att kunna hantera förändringar effektivt.
Kompetenser: Effektiv delegering, Visionsförmedling, Genomförande av förändringar
Relationer: förmågan att kommunicera och bygga upp relationer med andra; att vara en kompetent förhandlare.
Kompetenser: Kommunikation, Teamarbete
Uppföljning och utvärdering
Chefer följs upp och utvärderas årligen i samband med resultat- och utvecklingskontraktet. Därutöver finns möjligheten att skaffa sig en personlig och strukturerad återkoppling med hjälp av ett 360-gradersverktyg. Verktyget baseras på ovan angivna kompetenser.
Resultatet av en 360-återkoppling kan användas på två sätt: i ett första steg för att chefen själv ska kunna skapa sig en mer nyanserad bild av sina styrkor och utvecklingsområden, och i ett andra steg vid utvärdering i kommande resultat- och utvecklingssamtal.
Det är viktigt att hålla i minnet att ingen del i chefsrollen lever sitt eget liv utan det är hur delarna balanseras, integreras och kommer till uttryck i varje given situation som avgör hur framgångsrikt arbetet blir och upplevs.
Tidsbegränsade chefsförordnanden
Sida tillämpar tidsbegränsade chefsförordnanden. Omfattningen är 4 år, med möjlighet till förlängning. Det möjliggör för chefer att göra nya val, utvärdera och lära av egna resultat samtidigt som det ger stabilitet i verksamheten.
Systematisk rörlighet skapar regelbundet nya möjligheter på flera nivåer. Chefer kan förhålla sig på ett friare sätt, omprioritera och prova flera utvecklingsvägar under sin tid som anställd. Medarbetare får fler utvecklingsmöjligheter inom chefs- och ledarskapsrollerna, vilket bidrar till att stärka organisationen, utan att låsa individen till hierarki.
Tidsbegränsade chefsuppdrag poängterar ytterligare vikten av att:
- alla i organisationen känner till vilka kompetenser och förhållningssätt som förväntas och krävs för att ta ett chefsansvar
- chefer har förutsättningar att agera i chefsrollen, d v s befogenheter, tillgång till effektiva chefsredskap, arbetsformer och arenor som tillsammans utvecklar, stärker och skapar en helhetssyn kring chefs- och ledarskapsrollen
